La valeur probante d'une note de frais dépend de la qualité et de la conservation de ses pièces.
Facture ou ticket mentionnant la date, le montant, la TVA le cas échéant, et l'identité du fournisseur. Le motif professionnel et les personnes invitées doivent être précisés pour les frais de réception.
La numérisation des factures papier est admise à condition de respecter des conditions techniques garantissant l'intégrité et la lisibilité du document sur toute la durée de conservation.
6 ans au titre du délai de reprise fiscal, 10 ans pour les pièces comptables au titre du code de commerce. Ces deux durées se cumulent en pratique dans l'organisation d'une entreprise.
Son déploiement obligatoire entre entreprises en France suit un calendrier progressif, avec une obligation de réception puis d'émission. Elle modifie durablement la gestion des justificatifs.